סריקת מסמכים יכולה להתבצע ללא השקעה גדולה ובעלות נמוכה יחסית. באמצעות אחסון המסמכים של הארגון באופן דיגיטלי, ארגונים יכולים לחסוך אלפי שקלים בשנה המבוזבזים על שטחי אחסון בהם מרכזים קרטונים, קלסרים וערמות מסמכים. בנוסף לחסכון בשטחי האחסון צריך לקחת בחשבון גם את הזמן הרב המבוזבז בכל פעם שמחפשים אחר מסמכים בקלסרים והתיקיות הללו.
להבדיל ממסמכי נייר המהווים מדיה קשיחה (או אם תרצו מדיה אנלוגית), קבצים דיגיטליים, מעצם היותם ניתנים להעברה ושינוי בקלות רבה, יכולים להיות מגובים בקלות ולהיות מאוחסנים במקומות שאינם עולים כסף כמו שעולה לאחסן מסמכי נייר.
הצורך בחסכון בהוצאות ניהול המשרד גורם לשינויים תכופים בהרגלי העבודה, בניהול המשרד, וגם בניהול ארכיון דיגיטלי של מסמכי הארגון. קשה לנו לדמיין ארכיון ללא הריח המוכר והטחוב של מסמכים מרקיבים ומצהיבים המאוחסנים שנים רבות בחדר, או במחסן סגור, וכמעט בלתי אפשרי לחשוב או לדמיין ארכיון מסמכים ללא מאות ואלפי קלסרים שמנמנים הצמודים זה לזה על גבי מדפים צפופים.
בחברות וארגונים רבים שרואים קדימה ומתנהלים עם גישה טכנולוגית מתקדמת ויעילה, קיימים כבר ארכיונים כאלה. הארכיונים מהדור החדש נטולים נייר, קרטונים ומסמכים. הם 100% דיגיטליים והם מאפשרים שליפת קבצים מהירה ביותר.
במקום לבזבז הון על ארונות, מדפים, מגירות ושטחי משרד יקרים, או להשתמש בשירותי אחסון וארכיב מרוחקים, ושרותי אחסון וגניזה, ניתן כיום לרכז את כל הידע הארגוני והמסמכים הרבים על גבי תקליטור DVD אחד בלבד. עד כמה שזה בלתי נתפס להבנה, תקליטור כזה יכול להכיל את כל המסמכים הנסרקים למחשב בארגון גדול.
פתרונות סריקת מסמכים מסופקים בדרך כלל על ידי חברות חיצוניות העוסקות במתן שירותי סריקה, בין אם במיקור חוץ על בסיס יומי, שבועי או חודשי, ובין אם כשירות חד פעמי. חברות אלה מתמחות באיסוף המסמכים לסריקה ממשרדי הלקוח, ביצוע הליך סריקת מסמכים בלשכת הסריקה, החזרת המסמכים במידת הצורך ללקוח או גריסת המסמכים לאחר הסריקה. לקוחות רבים החוששים שתוכן המסמכים שלהם ייצא מתחומי המשרד מזמינים את שירותי הסריקה ישירות לאתר הלקוח, קרי במשרדי החברה.
ציוד הסריקה בהם משתמשים ספקי השירות יכול להתמודד עם כמויות גדולות של מסמכים של ארכיונים קטנים, בינוניים וגדולים. באמצעות סורקי מסמכים מקצועיים ומהירים ניתן לסרוק מידי יום מאות אלפים של דפים והארגון יכול לקבל את כל הקבצים הדיגיטליים שיוצרו בתהליך הסריקה בפרק זמן קצר.
חברות הסריקה הטובות מבטיחות ללקוחותיהם שירות יעיל ומאובטח כדי לשמור על תוכן הקבצים ואיכות הסריקה.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il
סקאנבוק - שירותי סריקה,סורקים להשכרה,סריקת ספרים
http://www.scanbook.co.il
Rent A Scanner - , השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון.
http://rentascanner.co.il
מסמכים - ניהול מסמכים,סריקה,ארכיון ממוחשב
http://mismachim.co.il
טל: 054-5880060
